Regulamin targów


1. Postanowienia ogólne

1.1.1. PTAK WARSAW EXPO Sp. z o.o. z siedzibą w Nadarzynie (kod pocztowy 05 - 830) przy Al. Katowickiej 62, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000671001, NIP 5342544579, REGON 36696535.
1.2. Regulamin jest integralną częścią Warunków Uczestnictwa oraz Zgłoszenia Uczestnictwa w Targach.
1.3. Wszyscy uczestnicy Targów zobowiązani są przestrzegać przepisów porządkowych i regulaminu obiektu, obowiązujących w miejscu odbywania się Targów.

2. Zawarcie Umowy uczestnictwa w Targach

2.1 Wystawca składa oświadczenie woli o uczestnictwie w Targach przesyłając e-mailem lub przekazując osobiście przedstawicielowi Organizatora formularz „Zgłoszenie uczestnictwa”, zwany dalej „Zgłoszeniem” lub „Umową” wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania Wystawcy. Osoby podpisujące Zgłoszenie jednocześnie oświadczają i gwarantują, że są należycie umocowane do zawarcia umowy w imieniu Wystawcy. Wysłanie Zgłoszenia oznacza zapoznanie się i akceptację Regulaminu oraz Warunków Uczestnictwa, które tym samym stanowią integralną część umowy o uczestnictwo w Targach.
2.2 Zawarcie umowy o uczestnictwo w Targach następuje w momencie otrzymania przez Organizatora wypełnionego formularza Zgłoszenie Uczestnictwa.
2.3 Powyższa procedura dotyczy również zamawiania przez Wystawcę wszelkich dodatkowych produktów i usług, jakie Organizator oferuje w związku z organizacją Targów.
2.4 Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Zgłoszenia do realizacji bez podania przyczyny. Organizator przekaże tę informację pocztą elektroniczną, na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu. W takim przypadku nie dochodzi do zawarcia pomiędzy Stronami jakiejkolwiek umowy.
2.5 Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w Targach, jeżeli Wystawca zalega z jakimikolwiek opłatami na rzecz Organizatora. Strony uznają w takim przypadku, że Organizator należycie wywiązał się ze swych zobowiązań umownych.

3. Płatności

3.1. Ceny powierzchni wystawienniczej i innych usług związanych z udziałem Wystawcy w Targach wskazane są w dokumencie Warunki Uczestnictwa oraz w załącznikach. Wystawca zobowiązuje się jednocześnie do terminowej zapłaty Organizatorowi wynagrodzenia za te usługi we wskazanej tam wysokości.
3.2. Terminy i sposób płatności wynagrodzenia określa dokument Warunki Uczestnictwa.

4. Najem powierzchni wystawienniczej

4.1. Wystawca dokonuje wyboru powierzchni wystawienniczej w Zgłoszeniu.
4.2. Organizator przydziela powierzchnię wystawienniczą uwzględniając życzenia Wystawcy, w miarę posiadanych możliwości i warunków organizacyjno-technicznych.
4.3. Organizator ma prawo do zmiany lokalizacji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w Targach i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora. O zmianie lokalizacji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu.
4.4. Organizator ma prawo do zmiany numeracji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w Targach i nie skutkuje powstaniem roszczeń względem Organizatora. O zmianie numeracji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu.

5. Podnajemcy

5.1 Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Podnajemcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora.
5.2 Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich Podnajemców, jak za działania i zaniechania własne.
5.3 Na powierzchni, o której mowa w pkt 5.1 podnajemca może prezentować tylko produkty zgodne z ideą Targów.
5.4 W przypadku, naruszenia pkt 5.3 Organizator zastrzega sobie nałożenie kary umownej w wysokości 25% opłaty wniesionej za udział w Targach.

6. Reklama

6.1. Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje produkty (towary i/lub usługi) wyłącznie na przydzielonej powierzchni wystawienniczej i pod warunkiem, że jego eksponaty nie zasłonią sąsiednich ekspozycji oraz nie zakłócą normalnego toku pracy innych Wystawców. Wystawca nie ma prawa używania urządzeń nagłaśniających, dodatkowego oświetlenia itp., które mogą zakłócić normalny tok pracy innych Wystawców.
6.2. Umieszczanie reklam Wystawcy poza obrębem wykupionego stoiska za dodatkową opłatą jest możliwe tylko po uzgodnieniu tego z Organizatorem i otrzymaniu od niego pisemnej zgody.
6.3. W zależności od rodzaju zamówionych produktów reklamowych, Wystawca i Podnajemca zobowiązani są do przekazania Organizatorowi swoich danych kontaktowych, oraz plików elektronicznych z grafiką, logotypami, znakami towarowymi i innymi materiałami podlegającymi publikacji przez Organizatora w związku z organizacją lub promocją Targów, w ciągu dwóch tygodni od zgłoszenia uczestnictwa, pod rygorem zwolnienia Organizatora z obowiązku ich publikacji z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
6.4. Organizator może odmówić publikacji materiałów przekazanych mu przez Wystawcę w związku z organizacją Targów, jeżeli uzna, że materiały te naruszają słuszny interes Organizatora lub innych uczestników Targów, prawa osób trzecich, powszechnie obowiązujące normy prawne lub dobre obyczaje. Jednocześnie Organizator zastrzega sobie możliwość skrócenia lub korekty materiałów przesłanych do publikacji.
6.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść dostarczonych do niego materiałów reklamowych, promocyjnych lub informacyjnych, które Organizator lub Wystawca opublikował w związku z organizacją lub promocją Targów.
6.6. Wystawca zobowiązuje się w okresie od dnia podpisania Zgłoszenia Uczestnictwa do zakończenia Targów umieszczać w swoich materiałach marketingowych oraz na stronie www, a także mediach społecznościach informacji o udziale w Targach. Materiały podlegające publikacji będą przekazywane przez Organizatora po podpisaniu Zgłoszenia Uczestnictwa.

7. Odpowiedzialność

7.1. Organizator ponosi odpowiedzialność tylko za szkody wyrządzone Wystawcy lub innemu uczestnikowi Targów z winy umyślnej Organizatora lub osoby działającej w jego imieniu.
7.2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną na zasadzie ryzyka za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osobę działającą w jego imieniu, albo reprezentującą jego prawa.
7.3. O zaistnieniu każdego zdarzenia wywołującego szkodę lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Organizatora.
7.4. Organizator zaleca Wystawcy zawarcie stosownych umów ubezpieczeń majątkowych w zakresie ryzyk związanych z Targami oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za ewentualne szkody wyrządzone w związku z udziałem w Targach.

8. Projekt, zabudowa i demontaż stoisk niestandardowych

8.1. Wystawca może rozpocząć prace montażowe na stoisku nie wcześniej niż 2 dni przed rozpoczęciem targów, Organizator może również zarządzić przerwanie prac, jeżeli uzna, że naruszają one Regulamin obiektu lub zagrażają porządkowi albo bezpieczeństwu osób lub mienia.
8.2. W czasie montażu i demontażu stoisk zabronione jest prowadzenie prac związanych ze spawaniem, szlifowaniem, lub innych, powodujących zapylanie lub zagrożenie pożarowe.
8.3. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia wszelkich pozostałości po montażu i demontażu stoiska.
8.4. Wystawca zobowiązany jest przez cały okres dysponowania powierzchnią wystawienniczą dbać o porządek na stoisku i w ciągach komunikacyjnych wokół stoiska.
8.5. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania odpowiednich norm prawnych i technicznych, budowlano-montażowych, BHP, sanitarnych i przeciwpożarowych itp.
8.6. Montaż i demontaż stoisk może się odbywać wyłącznie w terminach wskazanych przez Organizatora .
8.7. Podczas montażu i demontażu zabronione jest naruszanie konstrukcji lub powłok ścian, podłóg i innych elementów obiektu, w którym odbywają się Targi.
8.8. Po zakończeniu Targów, w czasie wyznaczonym przez Organizatora na demontaż stoisk, Wystawca zobowiązany jest przywrócić udostępnioną mu powierzchnię wystawienniczą do stanu poprzedniego, pod rygorem zlecenia tych czynności przez Organizatora podmiotowi zewnętrznemu na koszt Wystawcy.
8.9. Zabudowa indywidualna wykonana przez Wystawcę wymaga akceptacji przez Organizatora.

9. Organizacja pracy na stoisku

9.1. Wystawca zobowiązany jest udostępnić stoisko dla zwiedzających w dniach i godzinach otwarcia Targów.
9.2. Jeżeli prezentacja na stoisku prowadzona jest z wykorzystaniem jakichkolwiek utworów, Wystawca zobowiązany jest do zawarcia stosownych umów licencyjnych ze stowarzyszeniem ZAIKS i/lub ZPAV. .
9.3. Wymiana lub uzupełnianie ekspozycji na stoisku oraz sprzątanie stoiska i jego otoczenia mogą się odbywać wyłącznie poza godzinami otwarcia Targów dla zwiedzających.
9.4. Przedstawiciel Organizatora może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia, albo w inny sposób zakłócających przebieg Targów.
9.5. Wszelkie działania promocyjne Wystawcy mogą odbywać się wyłącznie w obrębie stoiska i nie mogą zakłócać przebiegu Targów oraz pracy innych wystawców.
9.6. Opuszczenie stoiska przez Wystawcę w godzinach otwarcia Targów dla zwiedzających wymaga zgody Organizatora po uprzednim pisemnym zgłoszeniu w biurze targów.
9.7. W przypadku nieprzestrzegania przez Wystawcę postanowień niniejszego Regulaminu i tym samym zakłócenia przebiegu Targów lub narażenia Organizatora na szkodę, Wystawca zobowiązany będzie do zapłaty kary w wysokości dwu-krotnego wynagrodzenia z tytułu uczestnictwa w Targach, płatnej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania do zapłaty.
9.8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Wystawcy pozostawione na opuszczonym stanowisku.

10. Przepisy porządkowe i organizacyjne

10.1. Wszyscy uczestnicy Targów zobowiązani są przestrzegać powszechnie obowiązujących norm i zasad BHP, p/poż. i sanitarnych oraz niniejszego Regulaminu i innych regulaminów, obwiązujących w miejscu odbywania się Targów.
10.2. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania poleceń porządkowych, wydawanych przez przedstawiciela Organizatora.
10.3. Na terenie Targów obowiązuje zakaz palenia tytoniu, poza miejscami do tego wyznaczonymi, używania otwartego ognia oraz eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych. Zabronione jest wnoszenie na teren Targów broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz substancji drażniących lub pożarowo niebezpiecznych.
10.4. Zabronione jest zastawianie dróg ewakuacyjnych oraz dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych.
10.5. Wystawca i osoby reprezentujące jego prawa zobowiązani są do noszenia w widocznym miejscu identyfikatorów wydanych przez Organizatora oraz do poddawania się procedurom kontrolnym, prowadzonym na zlecenie Organizatora przez licencjonowaną agencję ochrony osób i mienia, czuwająca nad bezpieczeństwem Targów.
10.6. Na terenie hali Wystawienniczo – Handlowej kategorycznie zakazuje się:
- wyklejania ścian działowych stoisk oraz ekspozytorów targowych reklamami, ulotkami informacyjnymi, zdjęciami, itp. za pomocą taśm dwustronnych, klejów piankowych oraz innych substancji chemicznych, które w sposób szczególny prowadzą do nieodwracalnego uszkodzenia,
- mechanicznej ingerencji w ściany działowe zabudowy stoisk, która prowadzi do nieodwracalnego uszkodzenia płyty.
Niedostosowanie się do powyższego zapisu skutkować będzie nałożeniem przez Organizatora kary pieniężnej, odzwierciedlającej metraż uszkodzonej płyty w wysokości 100 zł/netto za m2.

11. Postanowienia Końcowe

11.1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub miejsca Targów albo ich odwołania. O zmianach tych Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie. W przypadku odwołania Targów Organizator zwróci Wystawcy wszystkie wpłacone kwoty.
11.2. Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej niezwłocznie, nie później jednak, niż z chwilą zakończenia demontażu stoisk. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone.
11.3. Wystawca wyraźnie potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień, ani gwarancji dotyczących wyników ekonomicznych, jakie Wystawca osiągnie na skutek udziału w Targach i nie będzie miał z tego tytułu do Organizatora jakichkolwiek roszczeń.
11.4. Umowa o uczestnictwo w Targach podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.

 

Pobierz regulamin – PDF